3Việc thường làm
Khai báo hồ sơ một cán bộ mới
- Vào menu Nhân sự → Công chức & người lao động.
- Bấm Thêm cán bộ (nút xanh đậm ở thanh trên).
- Điền khối Thông tin cơ bản: Họ và tên (bắt buộc), Mã cán bộ, Ngày sinh, Phòng ban, Chức vụ, Số CCCD/CMND, Mã số thuế, Mã sổ BHXH, Tài khoản ngân hàng, Tên ngân hàng.
- Điền khối Công tác & Lương: Loại cán bộ (bắt buộc), Ngày vào làm, Trạng thái, Ngạch lương, Bậc lương. Người hợp đồng có thêm ô Lương cơ bản HĐ và Lương tăng thêm HĐ.
- Bấm Thêm cán bộ để lưu.
Bốn ô quyết định tiền lương ra đúng hay sai: Loại cán bộ, Ngạch lương, Bậc lương, Tài khoản ngân hàng. Mã cán bộ phần mềm tự điền theo đúng tiền tố: CC0xx cho công chức, NV0xx cho người hợp đồng, số chạy liên tục trên toàn cơ quan.
Cho một người nghỉ việc: bấm Chuyển nghỉ việc ở cột Chức năng, hoặc mở hồ sơ rồi đổi Trạng thái thành Nghỉ việc và ghi ngày kết thúc. Đừng xoá hồ sơ — xoá là mất luôn phần lương đã trả của những tháng trước, mà những tháng đó đã quyết toán thuế.
Nhập biến động trong tháng (nâng bậc, phụ cấp, người phụ thuộc)
- Ở danh sách nhân sự, bấm vào tên người để mở hồ sơ.
- Hồ sơ mở ở chế độ chỉ đọc — bấm Sửa ở thanh trên mới nhập được.
- Cuộn xuống bốn khối dưới hồ sơ, mỗi khối có nút Thêm riêng:
- Bấm Lưu thay đổi.
- Muốn xem ai sắp tới hạn nâng bậc: menu Nhân sự → Đến hạn nâng bậc, chỉnh ô Báo trước … tháng (mặc định 6).
Ô "Tính giảm trừ từ tháng" là ô quan trọng nhất của phiếu người phụ thuộc — ghi sai một tháng là sai tiền thuế cả kỳ. Người phụ thuộc hết hiệu lực thì điền ô "Đến tháng", đừng xoá dòng.
Khai người phụ thuộc xong không phải bấm gì thêm. Lần sau mở màn Tính thuế theo kỳ, phần mềm tự tính lại.
Nâng lương — nhập Ngạch, Bậc, Hiệu lực từ ngày, Số quyết định, Ngày ký, Tháng bắt đầu trả.
Phụ cấp — Loại phụ cấp, Cách tính, Số tiền hoặc Hệ số, Từ ngày, Số quyết định.
Người phụ thuộc — Họ tên, Mối quan hệ, MST, Tính giảm trừ từ tháng, Đến tháng.
Quá trình công tác — chỉ để lưu hồ sơ, không ảnh hưởng tiền.
Tạo kỳ lương và bấm tính lương
- Vào menu Thu nhập từ lương → 1.1 Lương. Danh sách kỳ lương hiện ngay, không phải bấm gì.
- Bấm Thêm mới (nút xanh đậm), hoặc bấm dải nhắc Làm tiếp bảng lương tháng MM/YYYY ở trên bảng.
- Màn tạo kỳ chỉ hỏi hai ô: Kỳ lương (tháng) — đã nhắm sẵn tháng nối tiếp — và Ghi chú (tùy chọn).
- Soát bảng đọc bên dưới: nó liệt kê những người sẽ có trong kỳ, tách ba nhóm kèm dòng cộng. Bảng này không nhập gì, chỉ để đếm đủ người.
- Bấm Tính lương tháng MM/YYYY ở thanh trên.
- Nếu hộp "Tham số kỳ lương có thay đổi" hiện ra: không tích ô nào rồi bấm Giữ như cũ để tính như kỳ trước; tích ô rồi bấm Áp mức mới đã chọn để áp mức lương cơ sở hoặc hệ số phụ cấp mới.
- Hộp "Đã tính lương tháng MM/YYYY — N người" mở ra kèm bảng cảnh báo. Đọc xong bấm Xem bảng lương.
Cả tháng chỉ có một nút phải bấm. Bảng thanh toán, Mẫu số 20, bảng kê ngân hàng và số liệu thống kê đều dựng sẵn sau khi kỳ đã tính — việc của bạn ở đó là đọc, đối chiếu rồi bấm in hoặc tải về.
Đã có sẵn file Excel C02 của kế toán thì đi đường khác: bấm Nhập dữ liệu đầu vào (nút viền xanh lá đứng cạnh nút Thêm mới), chọn tệp .xlsx, bấm Đọc file, đọc kỹ khối Đối chiếu trước khi ghi, rồi mới bấm Đồng bộ vào dữ liệu hệ thống.
Đọc bảng cảnh báo thay đổi và chép câu giải trình
- Bảng cảnh báo hiện ở hai chỗ: trong hộp thoại ngay sau khi tính lương, và ở cuối màn kỳ lương (cuộn xuống hết bảng).
- Đọc dòng đầu: kỳ tháng nào, đối chiếu với tháng nào, số người, quỹ lương, chênh lệch.
- Xem sáu nhóm thay đổi — chỉ nhóm có dòng mới hiện: thay đổi hệ số lương · thay đổi phụ cấp chức vụ · thay đổi mức lương cơ sở · người mới có trong kỳ · người không còn trong kỳ · đến hạn nâng bậc mà chưa có quyết định.
- Ở cột Câu giải trình (gửi Kho bạc), bấm nút chép nhỏ bên trái câu để chép nguyên văn sang tờ trình.
- Thấy câu ghi "— Chưa có quyết định trong phần mềm" thì đi tìm tờ quyết định giấy, nhập vào hồ sơ (việc 2) rồi tính lại kỳ.
- Nếu có băng vàng "Kỳ này áp mức mới", bấm nút Lập đợt truy lĩnh để trả bù các tháng đã trả theo mức cũ.
Tháng nào không ai đổi gì thì không có khối cảnh báo — đó là đúng, không phải mất dữ liệu. Đợt bổ sung cũng cố ý không có bảng này.
Xem bảng lương của kỳ, sửa lại khi sai
- Từ danh sách kỳ lương bấm Xem trên dòng của kỳ. Hoặc bấm ngay tiêu đề "BẢNG LƯƠNG Tháng MM năm YYYY ▾" rồi chọn một ô trong lưới 12 tháng (tháng có viền vàng là đã có bảng lương).
- Đọc bảng Mẫu C02 — lương cơ bản: bảng chia ba khối có dòng cộng riêng (Công chức · Hợp đồng 111 · Hợp đồng khác), số thứ tự chạy 1 … N một mạch cả tờ.
- Bấm Lương tăng thêm ở thanh dưới để hiện bảng thu nhập tăng thêm; bấm lần nữa (lúc này nút ghi Ẩn lương tăng thêm) để cất đi.
- Bấm Xem phiếu lương từng người để xem chi tiết từng người. Bấm Xem chi tiết ở cuối một dòng để mở ngăn kéo bốn khối: Thu nhập · Bảo hiểm (NLĐ đóng) · Thực nhận trong kỳ · Giảm trừ gia cảnh.
- Thấy số sai thì sửa ở gốc rồi tính lại — bảng lương trên màn chỉ để xem. Sửa hồ sơ nhân sự (việc 1 và 2) rồi bấm tính lại kỳ, hoặc dùng màn Nhập dữ liệu đầu vào.
Phần mềm không có bước duyệt bảng lương. Không có nút nào để chuyển kỳ sang Đã duyệt hay Đã chi. Kỳ do phần mềm tính ra luôn ở trạng thái Đã tính. Làm sai thì sửa lại rồi tính lại, không phải xin duyệt lại.
Thực nhận = Lương gộp − Bảo hiểm. Kỳ lương không trừ thuế TNCN; thuế được tính riêng ở phân hệ Thuế TNCN.
In và xuất bảng thanh toán tiền lương
- Ở màn kỳ lương, bấm In bảng lương để in tại chỗ. Đang mở bảng tăng thêm thì nút đổi thành In bảng lương + tăng thêm và in cả hai, mỗi bảng một trang.
- Bấm Xuất Excel để lấy một tệp Excel 3 trang: lương cơ bản · tăng thêm · bảng kê chuyển khoản tổng.
- Cần tờ chính thức 29 cột thì vào menu Kho bạc & Ngân hàng, chọn kỳ lương ở trên cùng, mở nhóm Bảng lương rồi lấy dòng Bảng thanh toán tiền lương (bản đầy đủ).
- Mỗi dòng biểu ở đó có tối đa hai nút: Xem trước (mở bản in trên màn) và Tải Excel.
- Trong hộp thoại in của trình duyệt, tắt mục Headers and footers để bản in không kèm ngày tháng, địa chỉ web và số trang. Muốn ra tệp PDF thì chọn máy in Save as PDF hoặc Microsoft Print to PDF.
Làm hồ sơ chi tiền: Kho bạc hoặc ngân hàng
- Vào Kho bạc & Ngân hàng, mở nhóm Chi trả qua Kho bạc, chọn Mẫu số 20 — Danh sách thanh toán gửi Kho bạc.
- Bấm Xem trước để đọc trên màn, hoặc Tải Excel… để lấy tệp.
- Hộp "Mẫu số 20 — thông tin giấy rút" hỏi ba ô: Số giấy rút dự toán, Ngày giấy rút, Rút từ tài khoản. Bỏ trống cũng tải được, phần mềm để trắng cho bạn điền tay.
- Có đường ngắn hơn: mở thẳng tờ giấy rút ở menu Rút dự toán rồi bấm In → Giấy tờ kèm theo tờ này → Mẫu số 20 — số giấy rút, ngày và kỳ lương tự điền sẵn.
- Ở thanh dưới màn kỳ lương, cụm Gửi ngân hàng có sẵn hai nút UNC lương công chức và UNC lương hợp đồng.
- Mỗi tờ có nút In và Xuất Excel riêng; bảng kê chuyển lương cùng khối đi kèm ngay đó.
- Đối chiếu tổng tiền trên hai tờ bảng kê với tổng của bảng lương trước khi mang đi — hai con số phải bằng nhau.
Bảng kê chia tờ theo nhóm bảo hiểm, không theo biên chế: một tờ cho nhóm trừ 9,5% (công chức, không đóng bảo hiểm thất nghiệp), một tờ cho nhóm trừ 10,5% (hợp đồng theo Nghị định 111).
Chọn một trong hai đường, không làm cả hai.
Đường Kho bạc:
Đường ngân hàng:
Chuyển số của kỳ sang bảng thuế TNCN
- Mở kỳ lương ra. Không bấm được từ màn danh sách.
- Nhìn góc phải thanh dưới: ở đó có hai cụm nhỏ ghi Lương cơ bản và Tăng thêm, mỗi cụm một nút.
- Nút màu vàng ghi "TNCN" nghĩa là chưa chuyển — khoản này không có trong bảng thuế. Bấm vào để đưa vào.
- Nút màu xanh lá ghi "Đã chuyển TNCN" nghĩa là đã chuyển. Bấm vào để bỏ ra khỏi bảng thuế.
- Xác nhận trong hộp thoại hiện ra.
- Thu nhập khác thì bấm ở màn Thu nhập khác → Phúc lợi, cột Thu nhập khác → TNCN của từng dòng.
- Đợt bổ sung là một kỳ riêng nên phải bấm nút TNCN của chính nó.
Bảng thuế không tự lấy số. Nó chỉ gồm những khoản kế toán đã bấm nút này. Bấm nhầm thì bấm lại — không mất dữ liệu gì, chỉ là bảng thuế có tính khoản đó hay không.
Ở danh sách kỳ lương, cột Đã vào bảng thuế TNCN hiện hai dấu Lương CB và Tăng thêm (xanh có dấu tích là đã chuyển). Cột này chỉ để đọc, không bấm được.
Tính thuế theo quý và xem "vì sao ra số này"
- Vào menu Thuế TNCN → Tính thuế theo kỳ. Bảng tính ngay khi mở màn, không phải bấm nút nào.
- Chọn Năm, rồi chọn Kỳ: Quý 1 (T1–T3) · Quý 2 (T4–T6) · Quý 3 (T7–T9) · Quý 4 (T10–T12) · Cả năm (quyết toán). Đổi ô nào bảng cũng tự tính lại.
- Nhìn thẻ "Tháng có dữ liệu: …" — thiếu tháng nào là biết ngay tháng đó chưa bấm chuyển TNCN.
- Bấm vào bất kỳ ô số tiền nào (ô có gạch chân nét đứt) để ra hộp "Vì sao ra số này?".
- Bấm dấu + ở đầu một dòng để xem giải trình từng bước của riêng người đó: ① Thu nhập tính thuế, ② Áp biểu thuế luỹ tiến từng phần, rồi ba bảng chi tiết theo tháng.
- Cuộn xuống cuối bảng, đọc ba dòng tiểu tổng theo nhóm rồi mới tới dòng TỔNG CỘNG. Khối Người ngoài đơn vị nằm riêng bên dưới, không trộn vào bảng chính.
Dòng nào thu nhập chưa tới ngưỡng chịu thuế thì không mở dấu + ra được — đó là đúng.
Quyết toán thuế cả năm
- Soát lại Mã số thuế của mọi người trong hồ sơ nhân sự.
- Soát người phụ thuộc: ai hết hiệu lực thì điền Đến tháng, ai mới khai thì kiểm ô Tính giảm trừ từ tháng.
- Sang phân hệ Lương, mở danh sách kỳ lương, nhìn cột Đã vào bảng thuế TNCN — phải đủ 12 kỳ đã bấm chuyển, cả hai nguồn.
- Kiểm tiếp các danh sách Thu nhập khác đã bấm chuyển chưa.
- Về màn Tính thuế theo kỳ, chọn Kỳ = Cả năm (quyết toán). Đối chiếu thẻ Tháng có dữ liệu — phải đủ 12 tháng.
- Đọc cột Số dư: dương (đỏ) = nộp thêm, âm (xanh) = được hoàn, bằng 0 là số tạm nộp vừa đủ. Cột Thuế tạm lúc này đổi nhãn thành Thuế đã tạm.
- Vào Nhân sự → Người phụ thuộc, chọn Năm, bấm Xuất Mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN để lấy tệp kèm hồ sơ quyết toán.
Khi quyết toán năm, giảm trừ bản thân được tính đủ 12 tháng, không phụ thuộc vào việc năm đó có bao nhiêu tháng có bảng lương. Giảm trừ người phụ thuộc thì tính theo đúng khoảng đã kê khai.
Số quyết toán lệch với tổng thuế tạm là bình thường, không phải lỗi: thuế tạm tính từng tháng rồi cộng lại, còn quyết toán gộp cả 12 tháng mới áp biểu luỹ tiến.
