Trang chủ › Hướng dẫn sử dụng › Thu phí và đăng ký
Nội bộ · Đang chạy

NRAST — Thu phí & Đăng ký

Phần mềm làm trọn một vòng thu phí thường niên: giữ danh sách khách hàng thường xuyên, phát hành thông báo phí, gửi email kèm mã QR, đối chiếu sao kê ngân hàng và tự cấp biên lai đã ký số.

Xem tám hướng dẫn còn lại

1Dành cho ai

  • Cán bộ thu phí — tra cứu khách hàng, mở đợt thu phí, phát hành và gửi thông báo phí.
  • Cán bộ kế toán, đối chiếu ngân hàng — tải sao kê, đối chiếu tự động, xử lý tay những dòng máy không dám khớp.
  • Cán bộ theo dõi công nợ — xem ai còn nợ, ai quá hạn, in lại thông báo phí và biên lai cho khách.
  • Người được giao quản lý cấu hình — sửa biểu phí, tài khoản nhận tiền, cấu hình nhắc nợ, mẫu văn bản và mẫu email.
  • Quản trị hệ thống — tạo và phân quyền tài khoản, đóng phiên đăng nhập, xử lý sự cố.

2Mở phần mềm thế nào

  • Địa chỉ truy cập: https://nrast.rosiai.vn — mở bằng Chrome hoặc Microsoft Edge. Không cần cài thêm phần mềm nào; chỉ cần máy xem được tệp PDF và Excel.
  • Đăng nhập: trang đăng nhập hiện ba thẻ giới thiệu ba chức năng. Bạn nhập "Tên đăng nhập", nhập "Mật khẩu", tick "Ghi nhớ đăng nhập" nếu muốn giữ phiên lâu, rồi bấm "Đăng nhập".
  • Sau khi đăng nhập: tài khoản được cấp từ hai chức năng trở lên sẽ ra màn "Chọn hệ thống" — bấm thẻ "Quản lý, thu phí Khách hàng thường xuyên". Tài khoản chỉ được cấp một chức năng thì vào thẳng, không đi qua màn này.
  • Cần tài khoản gì: phải được tick ô "Quản lý thu phí KHTX" và được gán nhóm quyền "KHTX". Thiếu nhóm quyền thì bạn vào được phần mềm nhưng menu gần như trống.
  • Ai cấp: người có ô tick "Quản trị hệ thống". Phần mềm không có chức năng tự lấy lại mật khẩu qua email — quên mật khẩu thì nhờ quản trị bấm "Đặt lại mật khẩu".
  • Bản đồ menu bên trái: hai mục đứng lẻ là "Dashboard" và "Khách hàng"; rồi ba nhóm bấm để sổ ra — "Thu phí" (Đợt thu phí · Công nợ · Thanh toán · Biên lai · Nhật ký email · Báo cáo), "Đối chiếu ngân hàng" (Tải sao kê · Đối chiếu sao kê · Lịch sử tải sao kê), "Thiết lập" (Biểu phí · Mẫu văn bản · Mẫu email · Cấu hình thu phí). Chân menu luôn có năm nút: "Chuyển chức năng", "Quản trị hệ thống", "Tài khoản", "Hướng dẫn", "Đăng xuất" — nút nào bạn không có quyền thì tự ẩn.
Đọc kỹ trước khi bấm nút đầu tiên. Phần mềm chạy trên dữ liệu thật của đơn vị. Không có bản nháp, không có chế độ nghịch thử. Bấm nút là dữ liệu đổi thật.

3Việc thường làm

Tra cứu một khách hàng

  1. Bấm "Khách hàng" trên menu bên trái. Màn hiện ra không có dòng nào, chỉ có câu "Nhập từ khóa để tìm kiếm khách hàng." — đúng thiết kế, không phải mất dữ liệu.
  2. Gõ vào ô tìm kiếm một trong ba thứ: mã KHTX, tên khách hàng, hoặc email. Gõ một phần cũng ra.
  3. Bấm "Tìm", hoặc gõ phím Enter.
  4. Đọc bảng kết quả: Mã KHTX · Tên · Loại hình · Email · Điện thoại · Trung tâm. Cột Email là dấu gạch ngang nghĩa là khách chưa có email — họ không tự nhận được thông báo phí hay thư nhắc nợ.
  5. Muốn xem hoặc sửa hồ sơ đầy đủ thì bấm "Sửa" trên dòng đó.
  6. Thêm khách mới thì bấm "+ Thêm KHTX"; nhập cả tệp thì bấm "Nhập từ Excel" — cả hai nút ở góc phải màn này.

Mở một đợt thu phí mới

  1. Trên menu bên trái, bấm nhóm "Thu phí" cho sổ ra, rồi bấm "Đợt thu phí".
  2. Xem trước trong bảng đã có đợt của năm đó chưa. Tạo hai đợt trùng năm không hỏng dữ liệu, nhưng mỗi khách sẽ nhận hai thông báo phí và người đối chiếu sau này rất khó xử.
  3. Ở khối "Tạo đợt thu phí mới", điền bốn ô bắt buộc: "Năm", "Tên đợt", "Ngày phát hành", "Hạn nộp". Ô "Ghi chú" tuỳ ý.
  4. Kiểm lại "Năm" và "Hạn nộp" — năm sai thì nội dung chuyển khoản in trên mọi thông báo phí của đợt cũng sai theo.
  5. Bấm "Tạo đợt". Màn tải lại, hiện dòng xanh "Đã tạo đợt thu phí …" và đợt mới nằm trong bảng bên dưới.
  6. Gõ nhầm chữ hoặc ngày thì bấm "Sửa" trên dòng đợt, sửa xong bấm "Lưu". Tạo nhầm hẳn một đợt thì bấm "Xóa" — nút này chỉ bấm được khi đợt chưa phát hành thông báo nào.

Phát hành thông báo phí cho cả đợt

  1. Kiểm ba thứ trước khi bấm: bảng "Biểu phí" đã đúng số tiền chưa; "Ngày phát hành" và "Hạn nộp" của đợt đã đúng chưa; số tài khoản nhận tiền in trên mã QR đã đúng chưa (xem màn "Cấu hình thu phí").
  2. Vào "Thu phí" rồi "Đợt thu phí". Nhìn cột Đã phát hành: có dòng đỏ "còn n chưa phát hành" thì nút bấm được.
  3. Bấm "Phát hành thông báo phí" trên dòng đợt đó.
  4. Trình duyệt hiện hộp thoại "Phát hành thông báo phí cho n KHTX còn thiếu trong đợt …?". Đọc kỹ con số n và tên đợt. Đúng thì bấm OK; sai thì bấm Cancel, không có gì bị ghi.
  5. Chờ. Với hơn 14 nghìn khách việc này mất một lúc. Đừng bấm lại, đừng đóng tab, đừng tải lại trang.
  6. Đọc câu kết quả. Nền xanh "Đã phát hành n thông báo phí mới…" là xong. Nền vàng "KHÔNG phát hành được thông báo nào vì không tìm thấy KHTX nào có trạng thái Kích hoạt…" thì đừng bấm lại — báo quản trị kèm nguyên văn câu đó.
  7. Xong rồi thì nút "Phát hành thông báo phí" và nút "Xóa" của đợt đều mờ đi. Chưa có email nào được gửi — gửi là việc riêng ở mục 4.
Bấm nhầm hai lần không sao: nút này chỉ tạo thông báo cho khách chưa có thông báo trong đợt đó. Lần thứ hai sẽ ra câu "đã phát hành đủ".

Gửi thông báo phí hàng loạt qua email

  1. Phải phát hành xong trước (mục 3). Chưa phát hành thì nút "Gửi hàng loạt" mờ, không bấm được.
  2. Muốn sửa câu chữ thư thì sửa trước ở nhóm "Thiết lập", hai mục "Mẫu email" và "Mẫu văn bản".
  3. Vào "Thu phí" rồi "Đợt thu phí", bấm "Gửi hàng loạt" trên dòng đợt cần gửi.
  4. Hộp thoại hiện "Gửi hàng loạt thông báo phí qua email cho đợt …? Chỉ gửi cho KHTX chưa từng nhận thông báo này." — bấm OK, rồi chờ. Đừng bấm lại.
  5. Đọc dòng tổng kết bốn con số: A xử lý, B gửi thành công, C KHTX không có email, D lỗi. Đọc kỹ chữ trong ngoặc — nó ghi rõ đang ở "chế độ MÔ PHỎNG" hay "đã gửi thật qua SMTP".
  6. Có số D — lỗi thì bấm lại "Gửi hàng loạt" sau ít phút; hệ thống chỉ thử lại đúng những thông báo bị lỗi, khách đã nhận rồi thì không nhận lần hai.
  7. Kiểm chứng bằng cách vào "Thu phí" rồi "Nhật ký email": xem từng thư gửi cho ai, lúc nào, trạng thái Đã gửi hay Mô phỏng hay Lỗi, và cả nội dung thư.
Số C — không có email là những khách hoàn toàn không nhận được gì. Phải gọi điện, gửi thư giấy, hoặc dùng cách ở mục 9.

Tải sao kê ngân hàng và đối chiếu tự động

  1. Tải sao kê từ trang ngân hàng về dạng .xlsx hoặc .csv. Xoá hết các dòng logo, tên chủ tài khoản, kỳ sao kê ở đầu tệp để dòng 1 đúng là dòng tiêu đề cột.
  2. Kiểm tệp có đủ hai cột bắt buộc: cột số tiền (Số tiền, Ghi có, Credit, Amount…) và cột nội dung (Nội dung, Diễn giải, Description…). Nên có thêm cột ngày, và rất nên có cột mã giao dịch — đó là thứ duy nhất giúp máy biết một dòng tiền đã ghi từ lần trước hay chưa.
  3. Vào "Thu phí" rồi "Công nợ", bấm nút "Tải sao kê" ở hàng nút góc trên. Hoặc vào nhóm "Đối chiếu ngân hàng" rồi "Tải sao kê".
  4. Bấm nút chọn tệp, chọn tệp vừa chuẩn bị, rồi bấm "Tải lên và đối chiếu".
  5. Chờ. Xong, phần mềm tự chuyển sang màn "Đối chiếu sao kê" và hiện dòng tổng kết: "Đã xử lý A dòng: khớp tự động B, cần đối chiếu thủ công C."
  6. Đọc thêm các mệnh đề chỉ hiện khi khác 0 — TRÙNG (đã ghi từ lần tải trước, không phải làm gì), NGHI TRÙNG, LỆCH NĂM, KHÔNG ĐỌC ĐƯỢC SỐ TIỀN.
  7. Ba loại sau đẩy sang hàng đợi xử lý tay — làm tiếp ở mục 6.
Đây là nút ghi tiền. Một lần bấm có thể ghi nhận hàng trăm khoản thanh toán thật, đóng thông báo phí và cấp ngần ấy biên lai đã ký số. Không có nút hoàn tác. Tải lại đúng tệp cũ thì an toàn: các dòng có mã giao dịch vào trạng thái "Trùng", không ghi tiền lần hai.

Đối chiếu thủ công từng dòng còn lại

  1. Vào menu "Thu phí" rồi "Đối chiếu sao kê"; hoặc ở màn "Công nợ" bấm nút "Đối chiếu thủ công".
  2. Với mỗi dòng, nhìn ba thứ: Nội dung, Số tiền, Ngày GD. Bấm "Đối chiếu" trên dòng cần xử lý.
  3. Ở màn chi tiết, đọc thẻ thông tin trên cùng. Nếu có dòng "Năm ghi trong nội dung chuyển khoản: … — tiền này nộp CHO năm đó, đừng cấn sang nợ năm khác" thì đọc thật kỹ.
  4. Gõ mã KHTX hoặc tên khách hàng vào ô tìm kiếm rồi bấm "Tìm"; bấm "Chọn" ở dòng đúng.
  5. Mở ô "Thông báo phí sẽ trừ nợ" và chọn đúng dòng — chú ý phần năm, đây là chỗ dễ sai nhất. Chọn nhầm năm là biên lai cấp cho năm sai, còn năm khách nộp thì vẫn treo nợ.
  6. Điền ô "Ghi chú" lý do xử lý tay, ví dụ "khách gõ thiếu năm, gọi xác nhận ngày 02/09".
  7. Bấm "Xác nhận đối chiếu — trừ nợ". Đọc câu kết quả: "Đã đối chiếu thủ công thành công cho <tên khách>. Biên lai <số> đã được ký số."
  8. Dòng tiền chắc chắn không phải khoản nộp phí (chuyển nhầm, hoàn tiền, chuyển nội bộ) thì bấm "Bỏ qua" rồi bấm OK ở hộp thoại "Bỏ qua dòng này?".
Bỏ qua nhầm thì dòng đó không mất — nhờ quản trị mở "Lịch sử tải sao kê", tìm đúng dòng và chuyển trạng thái về "Chưa xử lý". Nhớ ghi lại tên tệp, ngày GD và số tiền cho dễ tìm.

Xử lý các dòng "Chênh lệch thu/nộp"

  1. Vào "Thu phí" rồi "Công nợ".
  2. Bấm thẻ số liệu "Chênh lệch thu/nộp" (số màu đỏ), hoặc tab cùng tên. Tab này hiện danh sách ngay, không cần gõ tìm.
  3. Đây là những dòng có mã KHTX đọc được nhưng số tiền không bằng bất kỳ mức nào trong "Biểu phí" — nên máy không dám tự trừ nợ.
  4. Khách nộp thiếu: đừng đối chiếu vội, vì đối chiếu là đóng nguyên thông báo phí dù tiền chưa đủ. Liên hệ khách nộp bổ sung.
  5. Khách nộp thừa hoặc nộp gộp nhiều năm: bấm "Đối chiếu", chọn đúng thông báo phí — mỗi lần chỉ trừ được một thông báo; phần còn lại ghi nhận riêng để báo cáo.
  6. Không phải tiền phí thì bấm "Bỏ qua".
Đừng để tab này tồn đọng: đó là tiền đã vào tài khoản của đơn vị nhưng chưa gắn được vào công nợ nào. Càng để lâu càng khó truy.

Theo dõi công nợ, in lại thông báo phí và biên lai

  1. Vào "Thu phí" rồi "Công nợ". Bốn thẻ số liệu trên cùng vừa là số liệu vừa là nút chuyển tab: "Chưa thanh toán", "Đã thanh toán", "Chênh lệch thu/nộp", "Quá hạn".
  2. Hai tab đầu phải gõ tìm kiếm mới hiện danh sách; hai tab sau hiện ngay.
  3. Gõ mã KHTX, tên khách hàng hoặc số thông báo vào ô tìm rồi bấm "Tìm".
  4. Trên dòng thông báo còn nợ, bấm "Xem TB phí" — bản PDF mở ở tab mới, đủ thông tin khách, số tiền, hạn nộp, nội dung chuyển khoản và mã QR VietQR. In hoặc lưu bằng chức năng của trình duyệt.
  5. Ở tab "Đã thanh toán", bấm "Xem biên lai" để mở bản PDF biên lai đã ký số.
  6. Tab "Quá hạn" dùng để biết hôm nay cần đôn đốc ai; cột Trạng thái ghi rõ số ngày trễ.
Bốn thẻ số liệu luôn tính trên toàn bộ dữ liệu, không đổi theo ô tìm kiếm. Và số ở thẻ "Quá hạn" là phần con của "Chưa thanh toán" — đừng cộng hai số lại.

Gửi lại thông báo phí hoặc biên lai cho một khách

  1. Vào "Thu phí" rồi "Công nợ", bấm nút "Gửi email thủ công".
  2. Gõ đúng mã KHTX vào ô rồi bấm "Tra cứu". Ô này không tìm được theo tên — chưa biết mã thì tra ở màn "Khách hàng" trước (mục 1).
  3. Ba khối hiện ra: thông tin khách kèm Email trên hồ sơ; khối Thông báo phí; khối Biên lai thu tiền.
  4. Tìm đúng dòng cần gửi: thông báo phí đang "Chưa thanh toán", hoặc biên lai đã "Đã ký số". Thông báo đã thanh toán thì không gửi lại được, biên lai chưa ký số thì nút gửi mờ.
  5. Xoá địa chỉ đang điền sẵn trong ô email và gõ đúng địa chỉ hộp thư kiểm thử nội bộ, đúng cả chữ hoa chữ thường.
  6. Bấm "Gửi thông báo phí" hoặc "Gửi biên lai" tuỳ theo dòng, rồi đọc câu kết quả ở đầu trang.

Xem và xuất báo cáo

  1. Vào "Thu phí" rồi "Báo cáo". Cả màn này chỉ để xem, bấm thoải mái.
  2. Chọn kiểu kỳ ở hàng nút đầu: "Theo tuần", "Theo tháng", "Theo quý", "Theo năm", "Chọn ngày".
  3. Với các kỳ cố định, dùng "‹ Kỳ trước" và "Kỳ sau ›" để lùi hoặc tiến. Đang ở kỳ hiện tại thì "Kỳ sau ›" mờ đi.
  4. Với "Chọn ngày", điền "Từ ngày" và "đến ngày" rồi bấm "Xem". Hai ô này đã điền sẵn đúng khoảng đang xem, không phải gõ lại từ đầu.
  5. Đọc năm thẻ số liệu đầu trang, rồi bốn bảng chi tiết bên dưới: Email đã gửi theo loại · Thanh toán theo nguồn đối chiếu · Đối chiếu sao kê ngân hàng · Công nợ hiện tại.
  6. Bấm "Xuất Excel" ở góc trên bên phải. Đổi kỳ trước rồi mới bấm xuất — tệp tải về đúng bằng kỳ đang xem trên màn hình.
Bảng Công nợ hiện tại tính tại thời điểm bạn đang xem, không phải số cuối kỳ. Lùi về xem tháng trước thì bốn bảng kia đổi theo kỳ, riêng bảng này vẫn là số của hôm nay.

4Mẹo và lỗi thường gặp

  • Mở "Khách hàng" hoặc "Công nợ" mà không thấy dòng nào — không phải mất dữ liệu. Những danh sách hàng nghìn dòng bị ẩn cho tới khi bạn gõ tìm kiếm. Ba màn "Thanh toán", "Biên lai", "Nhật ký email" cũng vậy; muốn xem hết thì bấm liên kết "tổng số N" ngay cạnh ô tìm.
  • Bấm "Phát hành thông báo phí" mà báo "không tìm thấy KHTX nào có trạng thái Kích hoạt" — cột Trạng thái trong hồ sơ khách hàng là ô chữ tự do nhập từ Excel, tệp lần này ghi kiểu khác (ví dụ "Đang hoạt động"). Đừng bấm lại, báo quản trị kèm nguyên văn câu cảnh báo.
  • Khách nói chưa nhận được email dù đã bấm "Gửi hàng loạt" — mở "Nhật ký email" xem trạng thái dòng đó. Ghi Mô phỏng (dry-run, chưa gửi thật) nghĩa là hệ thống mới soạn thư chứ chưa gửi ra ngoài; đây là chỗ kiểm chứng duy nhất.
  • Số tiền trong sao kê hiện ra gấp khoảng 100 lần thực tế — tệp CSV ghi số kiểu Anh-Mỹ có phần thập phân. Xuất lại tệp dạng .xlsx rồi tải lại. Những dòng sai đã rơi vào "Chênh lệch thu/nộp" nên chưa ghi tiền sai.
  • Tải sao kê báo "Không tìm thấy cột Số tiền và/hoặc Nội dung…" — dòng 1 của tệp chưa phải dòng tiêu đề. Mở tệp, xoá các dòng logo và thông tin đầu trang cho tiêu đề nằm đúng dòng 1, rồi tải lại.
  • Nút "Xóa" của đợt, hoặc nút "Gửi biên lai" bị mờ — không phải lỗi. Đợt đã phát hành thông báo thì không xoá được nữa; biên lai "Chưa ký số" thì phải ký số xong mới gửi được, báo quản trị.
  • Đã đối chiếu xong mà công nợ chưa đổi — tải lại trang bằng phím F5. Vẫn sai thì báo quản trị kèm mã KHTX và số thông báo.
  • Lỡ làm sai một việc ghi tiền (đối chiếu nhầm khách, nhầm năm) — dừng lại, đừng tự sửa trong bảng dữ liệu. Báo quản trị kèm mã KHTX, số thông báo, số biên lai, số tiền và ngày. Gỡ một khoản thanh toán phải gỡ theo cả biên lai đã ký số.

5Câu hỏi thường gặp

Nội dung chuyển khoản phải ghi thế nào thì máy mới tự khớp?

Đúng dạng KHTX-<mã khách hàng>-<năm>, ví dụ KHTX-110240742-2026. Khách quét mã QR VietQR trên thông báo phí thì nội dung tự điền đúng. Khách gõ tay thiếu hoặc sai thì dòng tiền đó rơi xuống hàng đợi đối chiếu thủ công.

Khách chuyển đúng tiền, đúng mã, sao đối chiếu vẫn không khớp?

Kiểm ba thứ theo thứ tự. Một: số tiền có đúng một mức trong "Biểu phí" không — không thì rơi vào "Chênh lệch thu/nộp". Hai: nội dung có ghi năm không, và khách còn nợ đúng năm đó không — hệ thống không tự cấn sang năm khác. Ba: khách này còn thông báo phí nào chưa thanh toán không.

Dòng báo TRÙNG có phải là mất tiền của khách không?

Không. Trùng nghĩa là dòng tiền ấy đã được ghi nhận từ lần tải sao kê trước rồi. Ghi thêm lần nữa mới là sai — đây chính là chốt chặn ghi tiền hai lần.

Tôi sửa "Biểu phí" rồi, các thông báo phí cũ có tự đổi số tiền theo không?

Không. Thông báo đã phát hành giữ cố định số tiền đã chốt tại thời điểm phát hành. Chỉ thông báo phát hành sau khi sửa mới theo mức mới.

Vì sao tôi không thấy nút "Phát hành thông báo phí", "Tải sao kê" hay "Chuyển chức năng"?

Phần mềm ẩn nút mà tài khoản không có quyền, chứ không hiện ra rồi báo lỗi khi bấm. Riêng "Chuyển chức năng" chỉ hiện với tài khoản được cấp từ hai chức năng trở lên. Liên hệ quản trị, nói rõ việc bạn cần làm chứ không cần nói tên quyền.