Trang chủ › Hướng dẫn sử dụng › Chấm công & Cán bộ
Nội bộ · Đang chạy

QLCB — Chấm công & Cán bộ

Phần mềm giúp bạn xin nghỉ phép, đi trễ, về sớm ngay trên điện thoại, xem ai đã chấm công hôm nay, giữ hồ sơ lý lịch cán bộ và lịch trực Thứ 7 của đơn vị — thay cho giấy tờ ký tay.

Xem tám hướng dẫn còn lại

1Dành cho ai

  • Cán bộ, nhân viên của đơn vị: gửi đơn đề nghị, xem lịch trực Thứ 7, cập nhật sơ yếu lý lịch, xem thống kê ngày phép của mình.
  • Người phụ trách nhân sự / văn phòng: theo dõi "Nhân sự hôm nay", quản lý danh sách thành viên, gán mã máy chấm công, xuất báo cáo chuyên cần.
  • Phó Giám đốc: phê duyệt đơn của phòng mình phụ trách, đặt hạn mức phòng ban, xem báo cáo.
  • Giám đốc: toàn quyền, phân quyền cho Phó Giám đốc, đặt lại mật khẩu cho cán bộ.
  • Người trực máy chấm công: theo dõi máy vân tay/khuôn mặt còn đẩy dữ liệu về hay không.

2Mở phần mềm thế nào

  1. Ở ô "Số điện thoại", nhập số điện thoại của bạn (đây chính là tên đăng nhập — hệ thống không dùng email để đăng nhập).
  2. Ở ô "Mật khẩu", nhập mật khẩu. Bấm biểu tượng con mắt bên phải nếu muốn nhìn thấy ký tự vừa gõ.
  3. Nếu là máy riêng của bạn, tích ô "Ghi nhớ đăng nhập". Máy dùng chung thì đừng tích.
  4. Bấm nút "Đăng nhập" màu xanh.
  • Điện thoại Android (Chrome): mở qlcb.rosiai.vn → menu ba chấm → "Thêm vào màn hình chính".
  • iPhone (Safari): nút Chia sẻ → "Thêm vào MH chính".
  • Bấm "Bật ngay", rồi bấm "Cho phép" ở hộp thoại của trình duyệt.
  • Nếu bấm "Để sau", bạn vẫn xem được thông báo bằng cách bấm chuông ở góc trên bên phải mọi trang.

3Việc thường làm

Chấm công hằng ngày và kiểm tra giờ vào/ra

  1. Chấm công bằng vân tay hoặc khuôn mặt trên máy chấm công đặt tại cơ quan. Phần mềm không có nút chấm công trên điện thoại — máy tự đẩy dữ liệu về.
  2. Vào menu "Nhân sự hôm nay" để kiểm tra máy đã ghi nhận lượt chấm của bạn chưa.
  3. Trên thanh sáu ô số, bấm ô "Có mặt" để sổ danh sách "Đã chấm công" — mỗi người hiện giờ "Vào" và giờ "Ra".
  4. Nếu tên bạn nằm ở ô "Tổng" với chữ "Chưa chấm" màu xám, nghĩa là hôm nay máy chưa nhận lượt chấm nào của bạn.
  5. Muốn xem ngày khác: bấm "Hôm qua", "Hôm nay", "Ngày mai", hoặc bấm "Chọn ngày" để chọn ngày bất kỳ; hai mũi tên trái/phải lùi hoặc tiến một ngày.

Xin đi trễ hoặc về sớm (nhanh nhất, từ trang Tổng quan)

  1. Vào menu "Tổng quan".
  2. Bấm ô "Xin đi trễ" (màu cam) hoặc "Xin về sớm" (màu xanh).
  3. Chọn "Ngày". Với đơn đi trễ, chọn thêm "Buổi sáng" hoặc "Buổi chiều".
  4. Sửa hai ô giờ nếu cần: "Trễ từ lúc" – "Có mặt lúc" (đi trễ), hoặc "Về sớm từ" – "Tan làm lúc" (về sớm). Hệ thống đã điền sẵn giờ thông dụng.
  5. Nhập "Lý do".
  6. Bấm nút "Gửi xin phép".
  7. Đơn đi trễ / về sớm được duyệt ngay nếu bạn còn hạn mức trong tháng và phòng bạn chưa đủ số người xin cùng ngày. Nếu vượt, đơn chuyển thành "Chờ duyệt" và lãnh đạo nhận thông báo.

Xin nghỉ phép và xem trước tờ đơn

  1. Vào menu "Đơn đề nghị" → bấm nút "Tạo đơn mới" màu xanh (hoặc bấm ô "Xin nghỉ phép" ở trang "Tổng quan").
  2. Ở ô "Loại đề nghị", chọn một trong: "Nghỉ phép", "Đi trễ", "Về sớm", "Nghỉ không phép", "Công tác".
  3. Chọn "Từ ngày" và "Đến ngày". Nếu chỉ nghỉ nửa buổi, gạt công tắc "Nghỉ nửa ngày" rồi chọn "Buổi sáng" (07:30 – 12:00) hoặc "Buổi chiều" (13:00 – 17:00) — chỉ trừ 0,5 ngày phép.
  4. Nhập "Lý do".
  5. Muốn xem tờ đơn in ra trông thế nào, bấm nút xanh lá "Xem trước đơn" — mở ra tờ "ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP" theo mẫu của đơn vị. Bản này chưa gửi, chưa trừ phép.
  6. Bấm "Gửi đơn". Khung xanh phía trên hiển thị số ngày phép còn lại và số ngày sắp bị trừ.

Theo dõi, đổi ngày hoặc hủy đơn đã gửi

  1. Vào "Đơn đề nghị". Dùng ô "Tất cả loại" và "Tất cả trạng thái" để lọc, hoặc gõ vào ô "Tìm kiếm…".
  2. Trạng thái đơn gồm: "Chờ duyệt" (vàng), "Đã duyệt" (xanh lá), "Từ chối" (đỏ), "Đã hủy" (xám).
  3. Bấm vào đơn để mở hộp "Chi tiết đơn đề nghị". Nếu bị từ chối, lý do hiện ở mục "Lý do từ chối".
  4. Đơn còn "Chờ duyệt": bấm "Đổi ngày" → chọn ngày mới → "Xác nhận đổi"; hoặc bấm "Hủy đơn này" → "Hủy đơn".
  5. Đơn đi trễ đã duyệt có thêm nút "Chuyển sang nghỉ phép" — chọn "Nửa ngày (0,5)" hoặc "Nguyên ngày (1)" rồi bấm "Xác nhận chuyển". Đơn sẽ quay về chờ duyệt.
  6. Với đơn nghỉ phép, có hai nút "Xem đơn" / "Xem trước đơn" và "In đơn". Trên trang đơn còn nút "Tải file Word".

Duyệt đơn (Phó Giám đốc / Giám đốc)

  1. Vào menu "Phê duyệt". Con số đỏ trên menu và trên chuông là số đơn đang chờ.
  2. Chọn thẻ lọc "Chờ duyệt", "Đã duyệt", "Từ chối" hoặc "Tất cả".
  3. Bấm vào một đơn để mở chi tiết: tên người gửi, phòng ban, loại đơn, thời gian, lý do.
  4. Nếu có khung vàng "Lưu ý — Vượt hạn mức", hãy cân nhắc rồi mới quyết định.
  5. Đồng ý: bấm "Phê duyệt".
  6. Không đồng ý: bấm "Từ chối" → gõ vào ô "Lý do từ chối" (bắt buộc) → bấm "Xác nhận từ chối". Nhân viên sẽ đọc được lý do này.

Chữ ký để chèn tự động vào đơn nghỉ phép

  1. Chuẩn bị một ảnh PNG hoặc JPG, nền trắng, chỉ có nét ký, nặng dưới 5MB (ký lên giấy trắng rồi chụp là được).
  2. Vào menu "Thành viên" → bấm vào người cần gắn chữ ký để mở khung chi tiết.
  3. Kéo xuống ô "Chữ ký" → bấm "Tải lên" (nếu đã có sẵn thì nút ghi "Đổi").
  4. Chọn ảnh. Hệ thống tự cắt sát viền nét mực và căn cho cân.
  5. Muốn xoá, bấm biểu tượng thùng rác đỏ cạnh nút "Đổi".
  6. Từ đó, mọi tờ "ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP" in ra sẽ có sẵn chữ ký ở ô "Người làm đơn"; đơn đã duyệt còn có chữ ký ở ô "Ý kiến của Giám đốc" và "Ý kiến của Lãnh đạo phụ trách bộ phận".
Nhân viên tự sửa chữ ký của mình được, lãnh đạo sửa được cho tất cả mọi người. Nhưng khung nhập chữ ký nằm trong trang "Thành viên" — mục này chỉ hiện với Phó Giám đốc và Giám đốc. Nếu bạn là nhân viên và muốn có chữ ký trên đơn, hãy gửi ảnh chữ ký cho người phụ trách nhân sự tải lên hộ.

Cập nhật sơ yếu lý lịch và xuất ra file Word

  1. Vào menu "Sơ yếu lý lịch" (tiêu đề trang là "SƠ YẾU LÝ LỊCH TỰ THUẬT").
  2. Chọn một trong bốn thẻ: "Bản thân", "Gia đình", "Đào tạo", "Công tác".
  3. Ở thẻ "Bản thân", điền các ô như "Họ và tên (in hoa)", "Ngày sinh", "Quê quán", "Số CCCD/CMND", "Trình độ Học vấn", "Số BHXH", "Ngày kết nạp Đảng"… Bấm "Tải ảnh lên" để thêm ảnh hồ sơ.
  4. Bấm nút "Lưu lý lịch" ở cuối trang. Riêng thẻ "Gia đình" có nút riêng "Ghi lại".
  5. Muốn có tài liệu minh chứng, bấm "Tải file minh chứng" ở từng dòng đào tạo / công tác.
  6. Bấm "Xuất Word" (nút xanh, góc trên khung thông tin) để tải sơ yếu lý lịch theo mẫu ra file Word rồi in.
Họ tên, ngày sinh, số điện thoại, email, quê quán và chỗ ở hiện nay dùng chung với hồ sơ nhân viên — sửa ở đây là đổi luôn bên kia. Ô nào hiện nhãn "Chỉ xem" thì bạn không có quyền sửa.

Xem và đổi lịch trực Thứ 7

  1. Vào menu "Trực Thứ 7" (tiêu đề trang: "LỊCH TRỰC THỨ 7").
  2. Chọn khoảng thời gian bằng ba nút "4 tuần tới", "2 tháng", "Toàn bộ".
  3. Bảng có năm cột: "Phụ trách", "Tổ trưởng", "Hỗ trợ 1", "Hỗ trợ 2", "Thu phí".
  4. Muốn đổi ca: bấm vào tên người bạn muốn đổi cùng → hộp "Yêu cầu đổi lịch trực" mở ra → chọn "Ca trực của bạn để đổi" → gõ "Lý do (tùy chọn)" → gửi.
  5. Người kia sẽ thấy yêu cầu và bấm "Đồng ý" hoặc "Từ chối". Nếu đổi khác cột (ví dụ Hỗ trợ 1 đổi với Thu phí), sau khi người kia đồng ý còn cần Phó Giám đốc bấm "Phê duyệt" mới có hiệu lực.
  6. Trong lúc chờ, ô của bạn mang nhãn vàng "Đang đổi"; muốn rút lại, bấm nút "Hủy" ở khung yêu cầu phía trên bảng.
  7. Lãnh đạo tạo lịch bằng nút "Thêm lịch trực".

Báo cáo chuyên cần cuối tháng và thống kê cá nhân

  1. Lãnh đạo: vào menu "Báo cáo" (tiêu đề: "Báo cáo thống kê").
  2. Ở mục "Chọn kỳ báo cáo", chọn năm, chọn tháng (hoặc để "Cả năm"), chọn phòng ban (hoặc để "Tất cả phòng ban").
  3. Bấm "Xem báo cáo". Bảng gồm các cột "Nghỉ phép", "Nghỉ KP", "Đi trễ", "Về sớm", "Phép năm", "Còn lại", kèm dòng "Tổng cộng".
  4. Bấm "Xuất Excel" hoặc "Xuất PDF" để lưu file gửi đi.
  5. Nhân viên: vào menu "Thống kê", chọn "Từ ngày" – "Đến ngày" (hoặc bấm nhanh "Tháng này" / "Năm nay") để xem số ngày phép năm, số đã duyệt qua hệ thống và số "Còn lại" của riêng mình.
  6. Đầu tuần (Thứ 2) và ngày 1 hằng tháng, hệ thống tự gửi thông báo báo cáo kỳ vừa qua cho lãnh đạo — không cần ai bấm.

Quản lý thành viên và máy chấm công (Phó Giám đốc / Giám đốc)

  1. Vào menu "Thành viên" (mục danh sách nhân sự, tên đầy đủ có kèm mã đơn vị).
  2. Bấm "Thêm nhân viên", điền "Họ và tên" và "Số điện thoại" (hai ô này bắt buộc, trên màn hình có dấu sao đỏ), "Chức vụ", "Chức danh", "Quyền hệ thống", "Phòng ban", "Ngày phép/năm".
  3. Quan trọng: điền ô "ID máy chấm công" đúng bằng mã trên máy vân tay (ví dụ 1, 2, 3…), nếu không lượt chấm sẽ không gắn được vào tên người.
  4. Bấm vào một người để xem chi tiết, rồi dùng các nút "Định mức phép", "Chỉnh sửa", "Đặt lại mật khẩu" (chỉ Giám đốc), "Xóa".
  5. Vào menu "Máy chấm công" để xem "Số máy", "Chấm hôm nay", "Tổng bản ghi", "Mã chưa gán"; trang tự làm mới mỗi 15 giây, có nút "Làm mới".
  6. Nếu thấy mục "Mã máy chưa gán nhân viên", ghi lại các số ID đó rồi quay lại "Thành viên" điền vào ô "ID máy chấm công" của đúng người.
  7. Đặt hạn mức: menu "Phê duyệt hạn mức" → sửa "Số lần đi trễ tối đa/tháng", "Số lần về sớm tối đa/tháng" cho toàn đơn vị, và "Hạn mức nghỉ phép tối đa (người/ngày)", "Hạn mức đi trễ tối đa (người/ngày)", "Hạn mức về sớm tối đa (người/ngày)" cho từng phòng.

4Mẹo và lỗi thường gặp

  • Bạn đã chấm vân tay nhưng "Nhân sự hôm nay" vẫn ghi "Chưa chấm". Thường là do ô "ID máy chấm công" trong hồ sơ của bạn bỏ trống hoặc điền sai. Nhờ lãnh đạo mở menu "Máy chấm công", xem mục "Mã máy chưa gán nhân viên" rồi điền số ID đó vào hồ sơ của bạn ở "Thành viên".
  • Cả trang "Máy chấm công" không có thiết bị nào. Máy chấm công đã ngừng đẩy dữ liệu về. Trên trang có ghi rõ cần kiểm tra cấu hình Cloud Server của máy (địa chỉ Cloud Server và cổng do bộ phận kỹ thuật đặt). Báo cho bộ phận kỹ thuật, đừng tự sửa.
  • Gửi đơn xong bị báo "Bạn đã xin phép … ngày này rồi". Bạn đã có một đơn cùng loại cho đúng ngày đó. Vào "Đơn đề nghị", lọc "Tất cả trạng thái" để tìm đơn cũ, hủy nó rồi mới gửi đơn mới.
  • Đơn đi trễ / về sớm hôm nay bỗng thành "Chờ duyệt" thay vì tự duyệt. Bạn đã dùng hết số lần cho phép trong tháng, hoặc phòng bạn đã đủ số người xin cùng ngày. Khung vàng trong đơn ghi rõ số lần đã dùng. Cứ chờ lãnh đạo xét, không cần gửi lại.
  • Số ngày phép còn lại trông ít hơn bạn nghĩ. Hệ thống trừ cả đơn đang chờ duyệt, không chỉ đơn đã duyệt. Công thức là: ngày phép năm − số ngày ghi nhận thủ công − đơn đã duyệt − đơn đang chờ. Đơn bị hủy hoặc từ chối sẽ trả lại ngày phép.
  • Không thấy nhóm menu "Quản trị". Nhóm này chỉ hiện với Phó Giám đốc và Giám đốc; "Phân quyền PGĐ" thì chỉ Giám đốc mới thấy. Nếu bạn là lãnh đạo mà không thấy, nhờ quản trị kiểm tra lại ô "Quyền hệ thống" trong hồ sơ của bạn.
  • Tờ đơn in ra thiếu chữ ký. Thanh công cụ phía trên tờ đơn ghi rõ nguyên nhân: "Đơn chưa được duyệt — ô chữ ký lãnh đạo để trống" hoặc "chưa có chữ ký của người làm đơn trong hệ thống". Trường hợp sau, hãy tải ảnh chữ ký lên theo mục 6.

5Câu hỏi thường gặp

Tôi chấm công bằng cách nào — bấm nút trên điện thoại phải không?

Không. Bạn vẫn chấm bằng vân tay hoặc khuôn mặt trên máy đặt tại cơ quan. Máy tự đẩy giờ vào/giờ ra về phần mềm, bạn chỉ vào "Nhân sự hôm nay" để kiểm tra lại.

Tôi đăng nhập bằng email được không?

Không. Tên đăng nhập là số điện thoại. Email trong hồ sơ chỉ để liên lạc, có thể bỏ trống.

Xin đi trễ có phải chờ lãnh đạo duyệt không?

Thường là không — đơn đi trễ và về sớm được duyệt ngay khi gửi. Chỉ khi bạn vượt số lần cho phép trong tháng, hoặc phòng bạn đã đủ số người xin cùng ngày, đơn mới chuyển sang "Chờ duyệt" và lãnh đạo nhận thông báo.

Nghỉ phép bắc qua Thứ 7, Chủ nhật thì có bị trừ ngày phép hai ngày đó không?

Không. Hệ thống chỉ đếm ngày làm việc từ Thứ 2 đến Thứ 6. Nghỉ nửa buổi thì gạt công tắc "Nghỉ nửa ngày" để chỉ trừ 0,5 ngày.

Tôi đổi ca trực Thứ 7 với đồng nghiệp, sao vẫn thấy nhãn "Đang đổi"?

Nghĩa là chưa xong. Người kia phải bấm "Đồng ý" trước. Nếu hai người ở hai cột khác nhau trong bảng, sau đó còn cần Phó Giám đốc bấm "Phê duyệt". Khi đủ các bước, bảng sẽ tự đổi tên hai người.

Sửa hồ sơ ở "Sơ yếu lý lịch" thì bên "Thành viên" có đổi theo không?

Có. Họ tên, ngày sinh, số điện thoại, email, quê quán và chỗ ở hiện nay là chung một chỗ, sửa bên nào cũng cập nhật bên kia.