Trang chủ › Hướng dẫn sử dụng › Văn bản đi & đến
Nội bộ

QLVB — Văn bản đi & đến

Phần mềm gom toàn bộ văn bản đến và văn bản đi của đơn vị về một chỗ trên web: tự tải văn bản từ hệ thống vOffice, ghi sổ tiếp nhận, chuyển cho cán bộ xử lý, theo dõi trạng thái và làm báo cáo.

Xem tám hướng dẫn còn lại

1Dành cho ai

  • Văn thư: tải văn bản đến về, ghi số đến, ghi sổ tiếp nhận, đưa văn bản đi lên hệ thống.
  • Giám đốc: xem toàn bộ văn bản, chuyển việc cho cán bộ, quản lý tài khoản, đặt lịch tải tự động.
  • Phó giám đốc: xem văn bản, chuyển việc, làm báo cáo công tác tuần/tháng/quý.
  • Nhân viên (chuyên viên): nhận văn bản được giao trong mục "Văn bản của tôi" và báo trạng thái xử lý.
  • Người phụ trách gửi văn bản qua Zalo cho lãnh đạo hoặc các nhóm công tác.

2Mở phần mềm thế nào

  • Phần mềm chạy trên máy chủ của đơn vị (máy .200), phục vụ ở cổng 8080.
  • Ngay trên máy chủ: mở trình duyệt vào http://localhost:8080.
  • Máy khác trong cơ quan: http://<địa chỉ IP máy chủ>:8080 (README ghi cách xem IP bằng lệnh ipconfig).
  • Khi đi qua máy chủ web của qlcb.rosiai.vn, phần mềm còn nhận cả đường dẫn có thêm đuôi /qlvb.
  • Không có tài khoản riêng của QLVB. Màn hình đăng nhập bằng số điện thoại/mật khẩu ngay tại QLVB đã bị gỡ khỏi phần mềm ngày 19/08/2026. Nếu bạn mở thẳng địa chỉ trên khi chưa đăng nhập, phần mềm sẽ tự đẩy bạn về qlcb.rosiai.vn.
  • Cách vào đúng: đăng nhập qlcb.rosiai.vn bằng tài khoản chấm công của bạn, rồi bấm mục "Quản lý văn bản". Phần mềm tự tạo tài khoản QLVB theo số điện thoại của bạn ngay lần đầu vào.
  • Chức vụ trong QLVB cũng lấy từ QLCB: "Giám đốc (toàn quyền)", "Phó giám đốc", "Nhân viên". Muốn đổi mật khẩu thì làm bên qlcb.rosiai.vn; Giám đốc có thể sửa tên và chức vụ ngay trong QLVB ở mục "Quản lý tài khoản".
  • Trong phần mềm, nút "Quay lại QLCB" ở góc dưới thanh menu bên trái đưa bạn về trang chấm công; nút "Đăng xuất" thoát cả hai nơi.

3Việc thường làm

Lấy văn bản đến mới về máy

  1. Ở thanh menu bên trái, rê chuột vào "HÀNH CHÍNH" (hoặc "ĐẢNG – ĐOÀN THỂ"), rồi bấm "VĂN BẢN ĐẾN".
  2. Bình thường phần mềm tự tải theo lịch, bạn không phải làm gì. Muốn lấy ngay thì bấm nút "Tải văn bản mới" ở góc trên bên phải.
  3. Chờ. Một phiên quét mất vài phút; phần mềm chạy nền nên bạn cứ làm việc khác.
  4. Nếu văn bản được gửi qua Zalo, bấm thêm nút "Tải văn bản mới từ Zalo" (chỉ chạy khi tài khoản của bạn đã kết nối Zalo — xem việc số 7).
  5. Văn bản mới có nhãn "MỚI" và hiện ở chuông "Văn bản chưa đọc" góc trên bên phải.
  6. Có file giấy hoặc file người khác gửi riêng thì bấm nút "Thêm tài liệu" để tải lên (mỗi lần tối đa 64 MB).

Ghi "Số đến" cho văn bản

  1. Mở màn hình "VĂN BẢN ĐẾN" của đúng mảng (Hành chính hoặc Đảng – Đoàn thể).
  2. Tìm dòng văn bản cần ghi số. Có thể gõ vào ô "Tìm kiếm theo tên văn bản...".
  3. Bấm thẳng vào ô cột "Số đến" (ô có hình cây bút, chỉ dẫn "Bấm để nhập số đến").
  4. Gõ số đến theo sổ của đơn vị rồi lưu.
  5. Nếu là văn bản trả lời, bấm tiếp ô cột "Số đi" để ghi số văn bản trả lời.
  6. Ngày văn bản đọc sai thì bấm ô "Ngày văn bản" để sửa lại bằng tay.

Chuyển văn bản cho cán bộ xử lý

  1. Ở màn hình "VĂN BẢN ĐẾN", tìm dòng văn bản cần giao.
  2. Bấm nút mũi tên chia sẻ ở cuối dòng (chú thích "Chuyển văn bản"). Chỉ Giám đốc và Phó giám đốc mới thấy nút này.
  3. Trong hộp "Chuyển văn bản", chọn "Người xử lý".
  4. Chọn "Mục đích chuyển": "Giao xử lý — cần xử lý & báo cáo kết quả", "Chuyển để biết — chỉ để nắm thông tin", hoặc "Khác — nhập nội dung cụ thể".
  5. Chọn "Thời hạn xử lý (có thể để trống)" nếu cần theo dõi hạn.
  6. Bấm "Chuyển".
  7. Giao nhiều văn bản một lúc: tích ô vuông ở đầu các dòng rồi bấm "Chuyển cho nhân viên xử lý" trên thanh hiện ra.

Theo dõi và cập nhật trạng thái xử lý

  1. Vào "VĂN BẢN ĐẾN". Hàng thẻ ngay dưới tiêu đề là bộ lọc: "Tất cả văn bản", "Chờ xử lý", "Đang xử lý", "Đã xử lý", "Nhận để biết", "VB bị thu hồi", "Văn bản quá hạn".
  2. Bấm vào thẻ để xem riêng nhóm đó. Con số nhỏ trên thẻ là số văn bản đang nằm trong nhóm.
  3. Cột "Người xử lý" cho biết ai đang giữ việc, ai giao, hạn xử lý là ngày nào.
  4. Muốn đổi trạng thái, bấm vào chính cái nhãn màu trong cột "Người xử lý" rồi chọn trạng thái mới.
  5. Cán bộ được giao: vào "Văn bản của tôi" ở menu trái → "VĂN BẢN ĐẾN" → chọn mảng, sẽ chỉ thấy văn bản giao cho mình.
  6. Đổi hàng loạt: tích nhiều dòng rồi bấm "Đổi trạng thái".

Đưa văn bản đi lên hệ thống

  1. Rê chuột vào "HÀNH CHÍNH" ở menu trái → "VĂN BẢN ĐI" → chọn loại: "BÁO CÁO", "CÔNG VĂN" hoặc "QUYẾT ĐỊNH".
  2. Bấm "Thêm tài liệu" rồi chọn file từ máy (chọn được nhiều file một lần).
  3. Phần mềm tự đánh "Số đi" tiếp theo cho từng file trong đúng loại đó. Sai thì bấm vào ô "Số đi" sửa lại.
  4. Nếu văn thư đã để file trong thư mục dùng chung của đơn vị, bấm "Tải văn bản đi mới" để phần mềm quét thư mục đó và nhận về.
  5. Ngày hiển thị sai thì bấm ô "Ngày nhận" (ở màn Văn Bản Đi là ngày tải lên) để sửa.

Ghi Sổ tiếp nhận văn bản

  1. Rê chuột vào "SỔ TIẾP NHẬN" ở menu trái → chọn "ĐẢNG - ĐOÀN THỂ" hoặc "HÀNH CHÍNH" → chọn "VĂN BẢN ĐẾN" hoặc "VĂN BẢN ĐI".
  2. Chọn năm ở ô năm bên cạnh ô tìm kiếm. Mỗi năm là một quyển sổ riêng, số đánh lại từ 1 giống sổ giấy.
  3. Bấm "Thêm dòng" để mở phiếu ghi sổ.
  4. Điền các ô: "Số thứ tự trong sổ (để trống = tự đánh số tiếp)", "Số/Ký hiệu", "Ngày văn bản", "Ngày nhận (ngày thực nhận văn bản)", "Người ký", "Nơi lưu", "Trích yếu", "Nơi gửi", "Ghi chú". Đính kèm file ở ô "File đính kèm (không bắt buộc)".
  5. Bấm "Lưu".
  6. Sổ "HÀNH CHÍNH" được phần mềm tự lấy về từ hai file sổ của đơn vị trên Google Drive, cứ 30 phút một lần. Vừa gõ xong trên Drive mà muốn thấy ngay thì bấm "Đồng bộ từ Drive".
  7. In hoặc lưu quyển sổ: bấm "Xuất Excel" — chỉ xuất năm đang chọn.

Gửi văn bản qua Zalo

  1. Vào "Kết nối Zalo" ở menu trái.
  2. Bấm "Đăng nhập Zalo (quét QR)", rồi mở Zalo trên điện thoại của chính bạn và quét mã. Mã chỉ có hiệu lực khoảng 2 phút; hết hạn thì bấm "Tải lại mã QR (nếu hết hạn)".
  3. Muốn phần mềm tự lấy file từ nhóm Zalo về Văn Bản Đến: gõ tên nhóm vào ô "Tên nhóm/hội thoại Zalo (nhiều nhóm cách nhau bởi dấu phẩy)", chọn "Tần suất quét nhóm", bấm "Lưu".
  4. Gửi một văn bản đi: ở danh sách văn bản, bấm nút hình máy bay giấy cuối dòng ("Gửi qua Zalo"), gõ tên người hoặc nhóm rồi bấm "Gửi".
  5. Gửi nhiều văn bản: tích các dòng rồi bấm "Gửi qua Zalo" trên thanh hiện ra.
  6. Xong việc thì bấm "Ngắt kết nối Zalo" cho nhẹ máy chủ.

Lưu trữ vào Tài liệu tham khảo

  1. Ở "VĂN BẢN ĐẾN", tìm văn bản đã hết việc, không cần theo dõi nữa.
  2. Bấm nút hình quyển sách mở ở cuối dòng ("Chuyển sang Tài liệu tham khảo"). Nút chỉ hiện với văn bản chưa kết thúc và với người được giao, Giám đốc, Phó giám đốc.
  3. Nhiều văn bản một lúc: tích các dòng rồi bấm "Chuyển sang Tài liệu tham khảo" trên thanh hiện ra.
  4. Xem lại: rê chuột vào "HÀNH CHÍNH" hoặc "ĐẢNG – ĐOÀN THỂ" → "TÀI LIỆU THAM KHẢO".
  5. Ô "Tài liệu tham khảo" ở màn "Tổng quan" cho biết đang lưu bao nhiêu tài liệu.

Làm báo cáo

  1. Báo cáo văn bản (thống kê văn bản đến): ở màn "Tổng quan", bấm nút "Báo cáo văn bản".
  2. Chọn thẻ "Tất cả" / "Theo tuần" / "Theo tháng" / "Theo quý", rồi bấm "Xuất danh sách văn bản (Excel)". Bảng "Theo người xử lý" cho biết ai đang giữ bao nhiêu văn bản.
  3. Báo cáo công tác (chỉ Giám đốc và Phó giám đốc thấy): rê chuột vào "Báo cáo công tác" ở menu trái → "LÀM BÁO CÁO".
  4. Chọn thẻ "Báo cáo tuần", "Báo cáo tháng" hoặc "Báo cáo quý"; chọn kỳ (Từ ngày/Đến ngày, hoặc Năm - Tháng - Quý) và "Người ký".
  5. Bấm nút số 1 "Lấy số liệu hồ sơ" — phần mềm vào hệ thống đăng ký trực tuyến lấy số hồ sơ.
  6. Bấm nút số 2 "Xem trước" để đọc thử nội dung, rồi nút số 3 "Xuất file báo cáo (Word)" để tải file về máy.
  7. Sửa mẫu báo cáo: "Báo cáo công tác" → "MẪU VĂN BẢN". Làm đúng thứ tự: "Tải mẫu về" → sửa trong Word → "Chọn file mẫu mới" → "Áp dụng". Đừng xóa các dòng có sẵn trong mẫu, phần mềm chỉ điền ngày tháng, số liệu và người ký vào đúng chỗ cũ.

4Mẹo và lỗi thường gặp

  • Bấm "Tải văn bản mới" xong đừng bấm lại liên tục: mỗi phiên quét mất vài phút, bấm chồng lên nhau thì phần mềm bỏ qua lượt sau.
  • Xóa văn bản đến là mất hẳn: phần mềm ghi nhớ file đã xóa để lần tải sau không kéo về lại. Không chắc thì dùng "Chuyển sang Tài liệu tham khảo" thay vì nút "Xóa".
  • Số ở ô "Văn Bản Đến" màn "Tổng quan" nhỏ hơn số dòng ở màn Văn Bản Đến. Ô Tổng quan đếm theo văn bản (gộp bản chính với phụ lục cùng số/ký hiệu), màn danh sách đếm từng file.
  • Sổ Hành chính lấy từ Google Drive nên gõ sai trên Drive là sai luôn trong phần mềm; sửa trên Drive rồi bấm "Đồng bộ từ Drive".
  • Mỗi lần khởi động lại phần mềm là mất kết nối Zalo, phải vào "Kết nối Zalo" quét QR lại. Đây là cố ý, để máy chủ khỏi nặng.
  • Bảng nhiều dòng thì đổi ô "Hiển thị" (10 / 25 / 50 / Tất cả) ngay dưới ô tìm kiếm, và dùng hai mũi tên trái phải để sang trang. Trên điện thoại, thanh menu dưới đáy có sẵn "Tổng quan", "VB Đến", "VB Đi", "Tài liệu", "Thông báo", "Thêm".

5Câu hỏi thường gặp

Tôi quên mật khẩu QLVB thì đổi ở đâu?

QLVB không có mật khẩu riêng. Bạn đăng nhập bằng tài khoản qlcb.rosiai.vn, nên đổi mật khẩu bên đó. Nút "Đổi mật khẩu" trong QLVB đã bỏ ngày 07/09/2026.

Tôi là nhân viên, sao không thấy mục "HÀNH CHÍNH" và "ĐẢNG – ĐOÀN THỂ" ở menu?

Đúng như thiết kế. Với tài khoản Nhân viên, mọi lối vào văn bản gom vào mục "Văn bản của tôi" cho gọn. Bên trong vẫn có đủ "VĂN BẢN ĐẾN", "VĂN BẢN ĐI", "TÀI LIỆU THAM KHẢO", mỗi mục lại chia theo hai mảng.

Vào "Văn bản của tôi" mà Văn bản đi và Tài liệu tham khảo vẫn hiện đầy đủ của cả cơ quan?

Chỉ "Văn bản đến" mới lọc được theo người, vì chỉ văn bản đến mới có thông tin giao cho ai. Hai mục kia là lối vào cho gọn, không phải lọc riêng.

Sang năm mới thì sổ tiếp nhận có bị lẫn với năm cũ không?

Không. Mỗi năm là một quyển sổ riêng, số đến/số đi đánh lại từ 1. Bạn chọn năm ở ô ngay cạnh ô tìm kiếm, và "Xuất Excel" cũng chỉ xuất năm đang chọn.

Phần mềm không tải được văn bản mới, tôi phải làm gì?

Báo người quản trị. Trên máy chủ có sẵn file KHOI_DONG_LAI_QLVB.bat (nhấn đúp là khởi động lại phần mềm) và lệnh xem lỗi pm2 logs qlvb. Chỉ chạy được trên máy chủ, chạy ở máy trạm sẽ báo không tìm thấy pm2.